Bonn/Berlin – Die Anforderungen an die Archivierung und das Dokumentenmanagement steigen stetig, gleichzeitig verbessern gesetzliche Richtlinien die Qualität des Content Managements. Kliniken wollen im Gegenzug all ihre Dokumente und Daten sicher und schnell durchsuchen können. “Um all das zu gewährleisten, haben wir für HYDMedia neue Workflows entwickelt”, sagt Oliver Paul, ECM CoC Leader HYDMedia bei Agfa HealthCare. “Sie vereinfachen wichtige und häufig wiederkehrende Abläufe in der Archivierung. Kliniken finden etwa fertige Workflows in den Bereichen Rechnungseingang wie auch im Vertragsmanagement und im Bestellwesen.”
HYDMedia goes BPM
Um Prozesse in einer Software abbilden zu können, müssen sie beschrieben werden. Dazu bedient sich Agfa HealthCare mit dem Business Process Management (BPM) eines systematischen Ansatzes, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern. “Prozesse können mit BPM sehr präzise beschrieben werden”, sagt Paul. „Die entsprechende Notifikation ist sowohl für Prozessadministratoren als auch für Entwickler geeignet. So stellen wir sicher, dass beide dieselbe Sprache sprechen und die Prozesse in HYDMedia technisch reibungslos umsetzen können.”
Wichtig ist dabei, dass die Abläufe kundenspezifisch abgebildet werden. Das stellt Agfa HealthCare mit integrierten Tools sicher, mit denen die Kliniken auch selbst aktiv werden können. So entstehen mit einem Editor zum Beispiel Formulare und Arbeitslisten ganz einfach in Eigenregie.
Höhere Transparenz und Effizienz
Die Vorteile der neuen Workflows in HYDMedia liegen dabei auf der Hand: mehr Transparenz durch den Einblick in den Status offener Rechnungen und Auswertungen, erhöhte Effizienz durch die zeitnahe Bearbeitung, höhere Qualität durch Vollständigkeit und Fehlervermeidung sowie eine revisionssichere Archivierung aller Unterlagen. Ziele, die viele für sich reklamieren, die aber nur schwer umzusetzen sind, da sie zu jeder Zeit für alle Komponenten über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen gelten müssen. “Das kann nur ein integriertes Gesamtsystem leisten”, gibt Paul zu bedenken – wie etwa ORBIS und HYDMedia. Im Ergebnis entfallen dann Doppelerfassungen und alle Informationen und Dokumente finden sich in den Fachanwendungen zusammen mit den Buchungen an den gewohnten Stellen – höchstens einen Klick entfernt.
Ein Workflow im Einzelnen
Im Workflow “Digitale Rechnungsverarbeitung” werden eine Belegnummer, eine Artikelnummer sowie eine Auftragsnummer als Referenz für die Bestellposition definiert. Auf diese Weise können Bestellungsposition, Lieferungsposition und Rechnungsposition miteinander verknüpft werden. Nach dem Erfassen wird die Bestellung an den Lieferanten übermittelt. Das kann per Papierbeleg oder Fax, per Mail oder per JAIF als XML-Datei geschehen.
Nach der Freigabe stehen Bestellung und Bestellpositionen für den Rechnungseingangsworkflow als “offene Bestellungen” zum Abruf bereit. In der Auftragshistorie können alle Aktionen und der Status jederzeit eingesehen werden – von “Bestellung erfasst” bis “Eingangsrechnung gebucht”. Ist eine Bestellung bestätigt, kann sie im Wareneingang verwendet werden und die Lieferpositionen für den Rechnungseingangsworkflow als “offene Lieferungen” abgerufen werden.
Nach der Rechnungsverarbeitung wird diese an ORBIS Materialwirtschaft übermittelt. Unter den Eingangsrechnungen sind dort eine Liste aller importierten Rechnungen sowie das Import-Prüfungsergebnis für jede einzelne Rechnung aufgeführt. Nach dem Import stehen die Rechnungspositionen mit ihren Werten und dem Prüfungsergebnis in der ORBIS Materialwirtschaft zur Verfügung. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann dort wie gewohnt.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Agfa HealthCare auf der conhIT: Halle 3.2 / B-103.