Ausfallhonorare beim Verstreichenlassen von wertvollen Terminen 

Kooperation zwischen PVS und dubidoc sorgt für faire und transparente Lösung

Arzttermine, die nicht wahrgenommen oder kurzfristig abgesagt werden, sind für Praxen mit organisatorischem Mehraufwand und wirtschaftlichen Einbußen verbunden. Eine Kooperation zwischen der PVS holding Gmbh und dem Essener Software-Unternehmen dubidoc ermöglicht es Arztpraxen nun, dieser Problematik wirksam zu begegnen und gleichzeitig Praxistermine besser abzusichern. 

Was tun, wenn die Patientin oder der Patient nicht erscheint? Vereinbarte Arztbesuche, die kurzfristig oder gar nicht abgesagt werden, stellen für das gesamte Praxispersonal ein Ärgernis dar. Dies betrifft in besonderem Maße Bestellpraxen, da sie ihre Termine für individuelle und fest eingeplante Behandlungen vergeben. Zeitfenster, die sich aufgrund nicht wahrgenommener Termine kurzfristig und unerwartet auftun, können somit auch nicht nachrückenden Patienten angeboten werden – betroffene Praxen erfahren unter Umständen einen nicht kompensierbaren Schaden. Im Falle sogenannter „No Shows” besitzen Ärzte deshalb die Möglichkeit, Patienten, die ihren Termin verstreichen lassen, ein Ausfallhonorar zu berechnen: Auf diese Weise kompensieren sie den entstandenen finanziellen Verlust und ihren damit verbunden Aufwand.

Reduzierung drohender Umsatzverluste

Aufgrund ihrer langjährigen Expertise im Gesundheitswesen wissen sowohl die PVS holding als auch dubidoc, was es zur Optimierung von Praxisprozessen und Reduzierung drohender Umsatzverluste braucht. Im Rahmen einer Kooperation der beiden Unternehmen wurde nun ein digitaler Service auf den Weg gebracht, der organisatorischem Mehraufwand entgegenwirken und finanzielle Nachteile bei nicht wahrgenommenen Arztterminen abwenden soll. Fortan informiert der bewährte Online-Terminmanager von dubidoc Patienten rechtzeitig und transparent über Ausfallhonorare, sollte ein Termin nicht fristgerecht storniert werden oder eine anderweitige Vergabe nicht möglich sein. Die im System als „nicht erschienen” markierten Fälle erreichen zur Abrechnung des fälligen Ausfallhonorars umgehend per Weiterleitung die PVS. Dr. med Shabnam Fahimi-Weber, Gründerin und CEO von dubidoc, weiß: „Viele Praxen müssen Monate im Voraus Termine für aufwendige Untersuchungen wie Check-ups, ambulante Operationen oder radiologische Untersuchungen vergeben. Werden diese nicht eingehalten, entsteht nicht nur der Praxis ein Schaden, sondern es werden auch die Patienten benachteiligt, die auf einen Termin warten.” Mit Blick auf diese Entwicklung hält die Essener Fachärztin für Hals-Nasen-Ohrenheilkunde fest: „Dieses Ärgernis für alle Beteiligten möchten wir durch eine vertrauensvolle Kommunikation mit den Patienten vermeiden.”

Ein smartes und zeitgemäßes Tool

Aus diesem Grunde haben dubidoc und PVS holding eine vielversprechende Lösung geschaffen, die allen Beteiligten entgegenkommt: Bereits beim Buchungsprozess (online) erhalten Patienten Informationen über die Höhe des potenziellen Ausfallhonorars sowie die individuellen Stornierungsbedingungen der Praxis. Erst nach ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers erfolgt die entsprechende Terminvereinbarung. Tobias Silberkuhl, Key-Account-Manager der PVS holding, unterstreicht den Mehrwert dieser Innovation: „Das ist ein absolut smartes und zeitgemäßes Tool, das bei Nichterscheinen des Patienten einen Automatismus anstößt und per Schnittstelle den Transfer der Patientendaten zur PVS umsetzt. Auf dieser Grundlage erstellen unsere Experten schließlich die Rechnung über das angesetzte Ausfallhonorar.” Als Bindeglied zwischen Arztpraxis und Patient stehe man dabei wie gewohnt beiden Seiten vermittelnd und beratend zur Seite: „In der Rolle des Abrechnungsdienstleisters konzentrieren wir uns aufs Kerngeschäft”, erklärt Tobias Silberkuhl. „Durch unsere Serviceangebote möchten wir jederzeit Praxen entlasten, damit diese ihre Ausfallquote reduzieren und die eigene Performance verbessern können. Gleichzeitig signalisieren wir dem Patienten in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten, dass es sich bei nicht wahrgenommenen Arztterminen keinesfalls um eine Nichtigkeit handelt.”

Transparenz zu jedem Zeitpunkt

Neben der bekannten Terminerinnerung von dubidoc erhalten Nutzer künftig 24 Stunden vor Ablauf der Stornofrist auch den Hinweis auf die Option einer Absage, sollten sie ihren zuvor vereinbarten Praxisbesuch nicht wahrnehmen können. CEO Shabnam Fahimi-Weber betont: „Nicht jeder verpasste Termin geschieht zwangsläufig aus Achtlosigkeit – es können immer auch triftige Gründe vorliegen. Für uns ist es sehr wichtig, den Patienten transparent und vertrauensvoll über die Rahmenbedingungen zu informieren, sollte er nicht in der Praxis erscheinen. Unser innovatives Terminmanagement ist so angelegt, dass der Nutzer mehrfach die Möglichkeit erhält, den Termin rechtzeitig abzusagen und somit für andere Patienten freizugeben. Bei zunehmenden medizinischen Versorgungsengpässen wollen wir dafür sorgen, dass keine wertvollen Terminslots leer bleiben und die Praxen nicht unter wirtschaftlichen Druck geraten.”

Dank der Software dubidoc werden die Praxen übersichtlich und transparent über alle an die PVS übermittelten Ausfälle sowie den jeweiligen Bearbeitungsstand – von der Erfassung über die Rechnungserstellung bis hin zum Zahlungseingang – informiert. Dieser Service garantiert eine nachweisbare Dokumentation der einzelnen Schritte und somit Beweisbarkeit im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

Über dubidoc
dubidoc wurde 2016 von Ärzten in Deutschland entwickelt. Ziel war es, mit digitalen Prozessen mehr Zeit für die persönliche Patientenbetreuung zu schaffen. Neben dem Online-Terminkalender, der das Vereinbaren, Verwalten und Steuern von Patiententerminen erleichtert, bietet dubidoc heute viele weitere digitale Helfer, die einen reibungslosen Praxisbetrieb unterstützen. Ebenso fördert das Unternehmen mit Sitz in Essen die vernetzte Versorgung im Gesundheitswesen: Durch standardisierte Schnittstellen und ein wachsendes Ökosystem digitaler Tools lässt sich dubidoc nahtlos in bestehende Praxisstrukturen integrieren und ist mit nahezu allen Praxisverwaltungssystemen kompatibel.
www.dubidoc.de

Über die PVS holding GmbH
Die PVS holding GmbH ist eine Unternehmensgruppe mit Sitz in Mülheim an der Ruhr, die auf Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen spezialisiert ist und im Jahr mehr als neun Millionen Rechnungen an Privatversicherte und Selbstzahler versendet. Seit ihrer Gründung im Jahr 1927 unterstützt sie Ärzte, Krankenhäuser und weitere Akteure des Gesundheitswesens durch die professionelle Abwicklung des kompletten Abrechnungs-, Forderungs- und Finanzmanagements in der Privatabrechnung.
www.ihre-pvs.de